Für papierlose Büros
Zwischennutzungsprojekte erzeugen Papierstapel. Verträge, Checklisten, Protokolle, Kommunikation. Das geht auch anders.
Wer ein temporäres Lokal organisiert, hat genug mit dem Inhalt zu tun. Die Verwaltung drumherum sollte nicht zur Hauptbeschäftigung werden. Diese Rubrik sammelt Beobachtungen und Erfahrungen aus Projekten, die wir begleitet haben, und beschreibt, welche digitalen Werkzeuge dabei eingesetzt wurden.
Wir empfehlen keine spezifischen Produkte. Wir beschreiben, was andere gemacht haben.
Verträge digital abwickeln
Nutzungsverträge für Zwischennutzungen müssen nicht ausgedruckt und per Post verschickt werden. Digitale Signaturen sind in Österreich rechtlich anerkannt, wenn sie den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entsprechen.
Einfache elektronische Signaturen, also ein eingescanntes Unterschriftsbild oder eine Zustimmung per E-Mail, haben einen geringeren Beweiswert als qualifizierte elektronische Signaturen, sind aber in vielen Fällen ausreichend. Für Verträge mit höherem Wert oder langer Laufzeit empfiehlt sich eine qualifizierte Signatur.
Mehrere Projekte, die wir begleitet haben, wickeln Nutzungsverträge vollständig digital ab und archivieren die signierten Dokumente in einem gemeinsamen Cloud-Ordner, auf den alle Beteiligten Zugriff haben.
Checklisten für die Übergabe
Die Übergabe eines Lokals ist ein kritischer Moment. Was ist der Zustand der Räume? Welche Schlüssel werden übergeben? Welche Mängel bestehen bereits? All das sollte dokumentiert sein, bevor die Nutzung beginnt.
Eine digitale Übergabecheckliste, die gemeinsam mit dem Eigentümer ausgefüllt und mit Fotos dokumentiert wird, ist einfacher zu erstellen und zu archivieren als ein handschriftliches Protokoll. Fotos direkt am Smartphone, Notizen in einem geteilten Dokument, Unterschrift per E-Mail.
Das Kremser Coworking-Projekt, über das wir berichtet haben, nutzt eine einfache Tabelle in einem Cloud-Dokument für die Übergabe und Rückgabe. Kein Papier, kein Fax, kein Ausdrucken.
Kommunikation im Team
Zwischennutzungsprojekte werden oft von kleinen, informellen Gruppen organisiert. Die Kommunikation läuft häufig über private Messenger-Gruppen, was zu verlorenen Informationen und unklaren Zuständigkeiten führt.
Projekte, die wir beobachtet haben, nutzen dedizierte Kanäle für verschiedene Themen: einen für Logistik, einen für Kommunikation nach außen, einen für finanzielle Fragen. Das klingt aufwendig, spart aber Zeit, weil Informationen leichter auffindbar sind.
Wichtig ist auch, wer Zugriff auf welche Informationen hat. Nicht jeder muss alles wissen. Klare Rollen und Zugriffsrechte von Anfang an sparen spätere Konflikte.
Finanzen transparent halten
Bei Zwischennutzungen entstehen Kosten: Miete, Strom, Reinigung, Materialien. Wer zahlt was, und wie wird das dokumentiert? Besonders bei Projekten mit mehreren Beteiligten ist Transparenz wichtig.
Eine einfache Tabelle mit Datum, Betrag, Zweck und Zahlungsnachweis reicht in vielen Fällen aus. Belege als Foto oder PDF in einem geteilten Ordner, Tabelle in einem Cloud-Dokument. Kein spezielles Buchhaltungsprogramm notwendig.
Für Vereine gelten spezifische Anforderungen an die Buchführung, die im Vereinsgesetz geregelt sind. Auch hier gilt: digital ist nicht komplizierter als analog, oft einfacher.
Checkliste: Vor dem Start einer Zwischennutzung
Diese Liste basiert auf Erfahrungen aus Projekten, die wir dokumentiert haben. Sie ist nicht vollständig und ersetzt keine rechtliche Prüfung.
Rechtliches
- Gewerbeschein prüfen: Ist eine gewerbliche Tätigkeit geplant?
- Nutzungsvertrag schriftlich abschließen
- Widmung des Lokals mit der Gemeinde klären
- Haftpflichtversicherung abschließen oder prüfen
Übergabe
- Zustand des Lokals fotografisch dokumentieren
- Schlüsselübergabe schriftlich bestätigen
- Zählerstand Strom und Wasser notieren
- Vorhandene Mängel im Protokoll festhalten
Organisation
- Zuständigkeiten im Team klären und dokumentieren
- Kommunikationskanal für das Team einrichten
- Budgetübersicht erstellen und teilen